Como detectar e combater desvios dentro das empresas

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A maioria das pessoas que estiverem lendo esse artigo já devem ter ouvido ou visto dezenas, centenas, milhares de vezes, notícias relacionadas a roubo, desvios, corrupção, chantagem de várias formas, seja ela relacionada ao setor privado ou setor público. O exemplo mais recente disso é o caso da Lava Jato, que envolveu várias empresas de vários segmentos, inclusivo o setor público;

Rasgaram o compromisso com a ética.

Mas meu objetivo aqui é chamar a atenção com os desvios, ações duvidosas, fraudulentas que ocorrem dentro da sua empresa, dentro do setor privado, e como descobrir? Como detectar? E como se prevenir dessas ações?

Eu gosto muito de uma frase que é utilizado no contexto da administração – “o que não é medido não é gerenciado”!

Acredito que deve ser um consenso entre as pessoas, quando veem uma notícia de um político desviando milhões de reais da ‘máquina pública’, não é verdade? Mas o fato é que a ética não se mede pelo valor que é roubado, ou desviado, mas sim pelo ato. Tenho realizado muitas viagens por diferentes regiões do Brasil, e por várias vezes tenho parado em postos de BR para tomar um cafezinho, fazer um lanche; enfim, o que me chama a atenção muitas vezes é que quando eu vou fazer o pagamento do que foi consumido, e aí eu sempre solicito a nota fiscal, o caixa (pessoa que recebe) faz a seguinte pergunta; A NOTINHA VOCÊ QUER DE QUANTO? Uma pergunta que parece óbvia, mas se pararmos para pensar, tem pessoas que se utilizam desse momento, dessa oportunidade para aumentar o valor e aí utilizar para outros fins.

MAS ENFIM, voltando ao assunto aqui de como detectar e combater desvios dentro das empresas?

Vou listar alguns pontos críticos que tenho observado dentro das empresas que podem fragilizar a saúde das empresas.

Primeiro: Os roubos camuflados são os mais difíceis de detectar, e quando aparecem já se passaram muito tempo, e os danos são irreversíveis. CONTRATOS MAL ELABORADOS, COMPRAS ACIMA DO VALOR DE MERCADO. Para combateressas ações, a empresa poderia adotar uma prática de cotações, definindo um mínimo de pesquisa. Por exemplo, toda compra precisa fazer 3 cotações com 3 diferentes fornecedores, e a autorização da compra passar por níveis diferentes na empresa.

Segundo: As entregas de mercadorias vendidas também é um ponto crítico nas empresas, se não tiver um controle, pode haver carregamento a mais que o necessário, e aí é prejuízo, perca de receita, baixa margem de lucro. Pode até ser que o envio a mais não tenha sido intencional, mas precisa ser aferido os volumes, pesos que estão saindo da empresa. Para combater essa prática, é importante a utilização de um software de gestão que permita aferir o peso da carga com o peso que tem nas NF-e, detectando alguma possível divergência. Um relatório do que foi produzido no dia, com o que foi vendido no dia, mostrando a diferença também pode auxiliar a aferir e combater esses desvios.

Terceiro: Manutenção e equipamentos que se deterioram. Muitas empresas que produzem e vendem, tem sua própria frota de caminhão, tem seus maquinários, e como nada é para sempre, se faz necessário aplicar manutenções preventivas ou corretivas, e é aí que pode haver uma oportunidade para ações fraudulentas, sendo difícil de monitorar. Para combater esse ‘monstrinho’ a empresa precisa adotar práticas de gestão da manutenção, que possibilite a empresa armazenar e gerenciar os tempos de manutenções de cada equipamento, a frequência desses concertos, os produtos utilizados nesse trabalho de concerto, o custo dessas manutenções. Com tudo isso gerenciado, a empresa pode chegar a tomar uma decisão de troca de equipamento ou compra de um novo, proporcionando assim uma redução de custos operacionais.

Quarto: Manipulações financeiras duvidosas. Muitas empresas ainda utilizam planilhas para gerenciar e controlar suas informações de estoque, contas a pagar, receber, vendas, comissões, e quando se fala de planilhas, podemos observar uma facilidade enorme de manipulação de dados, alterações de valores que passam despercebidos pelos gestores das empresas. Para combater os desvios financeiros é importante a adoção de um software de gestão, e que esse software contenha acessos por usuários, que contenha abertura de períodos para se trabalhar, que disponha de conciliação bancária para auditar as informações dia após dia e assim tornar as informações seguras.

O que recomendo para todos esses casos, é a adoção de um software de gestão especialista para seu negócio.

Nos dá SAG temos ajudado nossos clientes a lidar com essas e outros questões.

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